Secrétaire Mise en état (h/f/x)
À propos de WISAG
WISAG Luxembourg fait partie du groupe WISAG, un acteur majeur des services aux entreprises en Europe. Présente au Luxembourg depuis de nombreuses années, l'entreprise offre des prestations complètes en facility management, services techniques, propreté, sécurité et support logistique. Grâce à son expertise et son approche centrée sur le client, WISAG accompagne aussi bien les entreprises privées que les institutions publiques dans la gestion et l'optimisation de leurs infrastructures.
Afin de renforcer son département Mise en état, WISAG recherche un(e) Secrétaire Mise en état organisé(e), rigoureux(se) et doté(e) d'un bon sens de la communication. Le poste s'exerce au sein du département Mise en état, en soutien des technico-commerciaux et des responsables, pour assurer le suivi administratif quotidien et fiabiliser le contrôle et le pointage des heures prestées des agents.
Vous évoluerez au sein du département Mise en état, en étroite collaboration avec les technico-commerciaux et les responsables, pour assurer le suivi administratif quotidien et la fiabilité du pointage des heures. Vos missions principales :
Contrôler les bons de travail et le respect des heures prévues, puis les enregistrer avec la date d'exécution dans les listes respectives.
Créer les bons de travail (régies, vitres, soumissions et service hiver) et éditer les bons mensuels.
Scanner et envoyer les bons par mail au client, puis transmettre le bon signé au service facturation et l'enregistrer dans le dossier.
Assurer le pointage des heures des agents de mise en état, vitre et service hiver, et enregistrer les congés dans le pointage.
Contrôler les heures pour l'établissement des salaires des agents de mise en état et des laveurs de vitres ; établir la liste des agents dépassant 40 heures hebdomadaires et la liste mensuelle des heures effectuées par les ouvriers, à transmettre au gérant.
Suivre le tableau des soumissions (heures prévues et heures réalisées) en s'assurant de la réception des bons.
Traiter les mails entrants et sortants et les courriers, enregistrer les mails des technico-commerciaux et gérer leurs appels ainsi que ceux des responsables de la mise en état.
Suivre les permis de conduire et les cartes d'identité du personnel de mise en état et des laveurs de vitres, en collaboration avec le bureau du personnel ; mettre à jour le fichier des congés et la liste du personnel.
Établir les PPSS et les demandes d'accès au chantier.
Envoyer les emails aux clients et établir les affiches pour le nettoyage des parkings, selon le planning parking, un mois à l'avance.
Établir, envoyer et enregistrer les certificats d'hygiène pour le nettoyage des cuisines.
Traiter et envoyer les rapports TRAM (affichage et nettoyage), à raison de 4 rapports par semaine.
- Préparer les avertissements et notes de service du département, et assurer le classement et l'enregistrement des documents dans les dossiers.
Diplôme d'études supérieures en secrétariat et administration ou dans un domaine similaire.
Connaissances en gestion administrative.
Connaissance de la politique Qualité, Environnement, Santé et Sécurité ; connaissance de la démarche ISO 9001, 14001, 45001.
Sens de la communication (orale et écrite) avec des interlocuteurs variés (technico-commerciaux, responsables, clients, agents).
Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des heures et des documents.
Esprit d'équipe, polyvalence et capacité d'adaptation.
Bonne maîtrise de Pack Office 365 ; connaissance de Wiges / Wisol est considéré comme un atout
Maîtrise du français (C2 obligatoire), la maîtrise de l’anglais et/ou de l’allemand constitue un atout majeur.
- Un contrat en CDD dans une entreprise solide et reconnue.
- Une rémunération évolutive basée sur l'expérience et les compétences.
- Un poste au sein d'une équipe soudée, favorisant l'entraide et le back-up entre collègues.
- Un environnement de travail positif mais exigeant.
Vous souhaitez évoluer dans un rôle polyvalent au cœur de l'administration RH, contribuer à la fiabilité des dossiers du personnel et rejoindre une équipe dynamique ? Rejoignez-nous !
Lieu de travail
Senningerberg
Ville
WISAG Cleaning Service S.á r.l.
4 Z.I. Breedewues
1259 Senningerberg
Temps de travail
Temps plein, Contrat à durée déterminée- CDD- 18 mois
Domaine d'activité
Mise en état
Date de début
Dès maintenant
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